ファシリテーションって何？
会議ってどうしたらうまくいくの？
そんなあなたに、たぬき先生がわかりやすく解説
これを読めば、会議通になれること間違いなし！
登場人物（？）紹介
たぬき先生
いろんな会議や会合で手腕を発揮している、プロのファシリテーター
でもその正体は・・・う～ん、謎が多いんだな
うさぎのうさこ
社会人一年生の、やる気だけは満々ＯＬ
いろんな活動にたくさん出ているけれど、どこかちょっとずれてるんです
ま、いわゆる天然ボケというやつで・・・
きつねのコン太
うさこの先輩で、市民活動にバリバリ力をいれています
ちょっとかたくて真面目な性格
今の会議のやり方に不満があって、試行錯誤中
●参考文献
『問題解決ファシリテーター 「ファシリテーション能力」養成講座』 堀 公俊 著 東洋経済新聞社
コン太 まったく、なんとかならないのかよ・・・いつも時間内には終わらないし、結論だってでやしない。いくらボランティアだからって、参加者の意識のなさにはあきれるよ。
うさこ あれ、コン太先輩。またグチですね。村づくり会議に出た翌日って、いつもこうなんだから。ま、お茶でも飲んでリラックスして下さいよ。
コン太 あ、ありがと・・・ブブゥ～！げほげほっ なんじゃこりゃぁ～
うさこ え、お茶がどうかしましたか？
コン太 このお茶、味がおかしいぞ！ うさこっ、一体何を飲ませたんだっ！
うさこ いや、コン太先輩があまりにも興奮しているから、精神安定にいいと思ってウチのおばあちゃん直伝の生薬をちょびっと・・・お茶に混ぜるといいって聞いたんだけどな。
コン太 うさこのおばあちゃんの？ 確かにあのおばあちゃんの薬は効くと評判だけど・・・？ ん、待てよ。うさこ、それどのくらい入れた？
うさこ えっと、おばあちゃんからもらった包み一袋・・・あ、一袋じゃなくて一つまみって言われてたんだ。
コン太 あほぉ～！ ったく、いつもうさこはこうなんだから・・・だからいつまでたっても、オレはおまえの教育係から抜け出せないんだよぉ～
うさこ まぁまぁ、そんなに興奮しないで・・・ま、もう一杯お茶でも・・・
コン太 飲めるかっ！ ったく、元はといえば会議がうまく進まないことがイライラの原因なんだよなぁ。考えてみたらボランティア活動の会議だけじゃなく、ウチの会社の会議もムダが多いよな。部長なんかほとんどここにいないし。気がつくとどっかの会議に出てばっか。ろくに相談もできやしないよ。
うさこ あ、それ私も思っていたんですよ。この前部長に用事があって探していたら、会議室で役員と一緒におべんとう食べてたんですよ。これがあの有名な○✕庵の特製弁当！ ちょっとやそっとじゃ口に入らない代物ですよ。ったくいいなぁ～。あそこのおべんとうが食べられるなら、うさこも早く出世してあんな会議に出られるようにならなきゃ。
コン太 ・・・なんか論点ずれてるぞ、うさこ。
うさこ てへっ。あ、そうそう。この前となり町に勤めている友達のお兄さんの奥さんの会社の人の上司から聞いた話なんだけど・・・
コン太 ちょっと待て、なんでそんな赤の他人とうさこが知り合いなんだ？
うさこ あ、その人うちのお父さんなんです。
コン太 ・・・なんでそんなややこしい言い方をするんだよっ！
うさこ だって、身内の話って思われたくなかったから・・・
コン太 うさこと話をすると、ホント疲れるな。まあいい。で、うさこのお父さんがなんだって？
うさこ えっと、なんだっけ？ あ、そうそう。お父さんの会社でこの前やった会議がやたらうまくいったんだって。
コン太 へぇ、よほど意識の高い社員がそろってんだな。うさこのお父さんがいる会社って。
うさこ それがね、お父さんもこの間までコン太先輩みたいに家でグチをこぼしていたんですよ。そしたら一週間くらい前からグチが出てこなくなって、それどころか逆に生き生きしてきたくらい。
コン太 ほぉ、何があったんだろう？ どんな秘密があるんだ？
うさこ えっと、なんでもファ・・・ファソラシド？ いや違う、ファシラソラ？ なんかそんなのを使ったとか。
コン太 ファシラソラ？ なんじゃそりゃ？ 歌をうたうと会議がうまくいくのか？でもそのファなんとかってのがうまくいく秘密みたいだな。もうちょっと情報はないのかよ？
うさこ ちょっと待って、今お父さんに電話して聞いてみるから。
コン太 おいおい、今って仕事中じゃ・・・おい。あ、聞いてないよ。あ～あ、人の迷惑を考えないっていうか、思いこみが激しいっていうか。
うさこ ・・・うん、あ、そうなんだ。へぇ～、それはすごいね。で、今夜は遅くなるの？ 晩ご飯は？ 今日はお母さんいないからうさこが食事当番なの。え、外で食べてくる？ うさこの食事食べないの？ この前は塩と砂糖を間違えただけじゃないの。
コン太 ・・・お父さん、かわいそうに。って、おい、うさこ！ 論点がずれてるぞ。おいっ！
うさこ はぁ～い、ありがと。今夜はハンバーグだから楽しみにしててよ。絶対に食べさせるんだから！ んじゃね、ばいば～い。
コン太 ・・・うさこ、塩と砂糖は間違えるなよ。で、何かわかったか？
うさこ えっとですね、会社で『ファシリテーター』っていうのを採用したんだって。
コン太 なんだ？ その『ファシリテーター』っていうのは？
うさこ う～ん、うさこもよくわかんないんだけど、なんでも会議を推進するプロフェッショナルとか。
コン太 へぇ～、そんなのがいるんだ。で、どこにいけばその『ファシリテーター』に会えるんだ？
うさこ へ？ 会うの？ そこまでは聞いてなかった・・・
コン太 だぁ～っ、うさこはそこが抜けてんだよっ。まあいい、今夜特製ハンバーグをお父さんに食べさせてしっかり聞いといてくれ、頼んだぞ。
うさこ はいっ、わかりました！
そして翌日・・・
うさこ コン太せんぱぁ～い、やった、やりましたよ！
コン太 お、うさこか。例の『ファシリテーター』の居場所がわかったのか？
うさこ はいっ、お父さんにハンバーグをおいしく食べてもらえました！
コン太 そっか、砂糖と塩は間違えずに・・・って違うっ！『ファシリテーター』だよ。
うさこ あ、そっちですね。えっと・・・あ、あった。名前はたぬき先生。となり町でコンサルタントみたいな仕事をしているんですって。連絡先はここです。
コン太 よしっ、でかしたぞ。さっそく連絡を取ってくれ。 詳しい話を聞きに行くぞ。
うさこ はいっ！
というわけで、二人がやってきたのはプロ・ファシリテーターのたぬき先生の事務所
コン太、うさこ こんにちはっ
たぬき あ、連絡をくれたコン太さんにうさこさんですね、お待ちしていました。まあ中へどうぞ
コン太、うさこ よろしくお願いします！
さぁて、これからどんな話が聞けるのかな・・・
うさこ たぬき先生、早速なんですけど『ファシリテーター』って何なんですか？
コン太 おいおい、あいさつもそこそこにいきなりそれはないだろう。ったく。失礼しました。実はウチの会社の会議、ムダが多くてですね。これを何とかしたいと思っていまして。そしたら会議運営のプロがいらっしゃると聞いたものですから。
たぬき ははは、そんなにかしこまらなくて気楽に行きましょうよ。さて、『ファシリテーター』のことでしたよね。お二人はどのようなイメージをお持ちでこちらに来られましたか？
コン太 はい、会議の司会進行をうまくすすめる人ということで聞いていましたけれど。
ほら、議会なんかで進行役をする人がいるじゃないですか。あんなの。
うさこ 私はよくテレビなんかで見る、対談の対決番組があるじゃないですか。夜中から朝までやっているヤツ。あれで出てくるように、両者の話をまとめていく人のことかと思ってたわ。まぁ、テレビに出てくる人はまとめるんだかかき乱しているんだかわからないですけど
たぬき ははは、そういえばそうかも知れませんね。コン太さんがイメージしているのは、『議長』のイメージですね。そしてうさこさんのイメージは、ファシリテーターというよりも『コーディネーター』ですね。
うさこ それってどこが違うんですか？教えて下さいよぉ～
たぬき じゃあ、まず議長との違いから。一般的に会議の『議長』っていうのは議会などの進行を行いますけど、この人は会議についての決定権を持っていることが多いですね。ですから、普通の会社や組織で議長をつとめるのは、そこのトップだったりすることが多いんですよ。
コン太 あ、そういえばウチの課ではトップである課長が会議の司会進行と、最終的な決済を行ってますね。でも、それとファシリテーターは何が違うんですか？
たぬき いいところに目をつけましたね。ファシリテーターというのは常に中立の立場で会議プロセスを管理しているんです。つまり、決定権を持っていないんですよ。
うさこ へ、それじゃあ会議で決まったことを決済するのは誰がやるの？
たぬき これはファシリテーターではなく、決裁者を別におくことが必要ですね。ですから、議長という役割の人を別にもうけておくこともあるんですよ。
コン太 中立か・・・あ、でもそれってさっきうさこが言った『コーディネーター』も同じじゃないですか？
たぬき 確かにそうですね。コーディネーターの役割は２者、もしくはそれ以上のものを『調和させる』という意味があるんです。ですから、うさこさんが見たテレビ番組や公開討論会なんかでは、このコーディネーターが活躍しているでしょ。このときにコーディネーターがどちらかの立場に偏ってしまうと、まとまるものもまとまりませんよね。ですからコーディネーターにも中立の立場は必要ですね。
うさこ う～ん、なんだかわかったようなわからないような・・・。じゃぁ、ファシリテーターって何をする人なんですか？
たぬき ファシリテーターの役割をおこたえする前に、『ファシリテーション』についてお話ししますね。
コン太、うさこ ファシリテーション？
たぬき はい、そうです。ファシリテーションっていうのは『促進する』とか『助長する』なんて意味があるんです。ですから、会議の進行や決議を促進するという意味で、その進行役を行う人のことを『ファシリテーター』って言うんですよ
うさこ なるほど！ どうりでさっきからうさこの頭の中の考えも促進されていると思ったわ。さすがたぬき先生！
コン太 いや、オレにはそうは見えないが・・・どう見てもいつものうさこだわ
たぬき ははは、うさこさんっていつもこんな感じなんですか。おもしろいですね。さて、話を続けましょうか。このように会議を促進する人のことを『ファシリテーター』っていうんですけど、その主な役割は次の通りなんです。
・常に中立な立場にいる
・会議のプロセスの管理を行う
・会議参加者のチームワークを引き出す
・そして、そのチームワークが最大限に活かされるように支援する
ただ単に、会議を効率よく進行するだけじゃないんです。この会議というものをチームワークを活かしていかに効果的なものにしていくか、これがファシリテーターの最大の仕事ですね。
うさこ うわっ、ちょっと考えただけでも大変そう・・・
コン太 確かにそうですね。しかしこれができれば会議ってかなり変わりますよね。
たぬき そうですね。今行われている会議の多くは、話し合いと言うよりも最終的にはトップダウンの意向をいかに効率よく伝えるか、ということになってしまっているところが多いようですね。これではピラミッド型の命令系になってしまいがちなんです。
うさこ それって、何がいけないの？ そっちの方が会議がスムーズに進みそうなんだけど？
たぬき 確かに、効率を優先させるのであればこれが一番いいでしょうね。特に緊急を要する事態の場合はそうですよね。では新製品を生み出す企画会議なんかではどうですか？
コン太 あ、確かにトップの意向だけではいいアイデアが出ませんよね。個人個人が持っているアイデアを出しあって、それを融合させることで新たな商品が生まれてきますよね。
たぬき その通り！ 今の時代に必要なのは、個々の能力を引き出し会い、その思いをつなぎ合わせて目標に向かってすすんでいくことが大事なんですよ。その個々の能力を引き出し、そして一つの形にまとめ上げるお手伝いをするのがファシリテーターなんです。
うさこ あ、前に本でみたことがある。今の時代はネットワーク型だって。個々をいかにつなげ合わせるかってのが大事だってことが書いてあったわ。 ほら、蜘蛛の巣みたいなイメージで。
コン太 なんかうさこにしてはめずらしくいい意見を言ってくれるじゃないか。おまえって、時々すごい事を言うね。
うさこ えへん！ だてに本は読んでいないわよ。っていっても、この前出張に行ったときに隣の席に座っていたおじさんが真剣に読んでいた雑誌に載っていたんだけど。私なにも読むものを持っていってなかったから、ついのぞき見しちゃった。
コン太 そんなことだろうと思ったよ・・・
たぬき ははは、うさこさんってやっぱり楽しい人だ。今うさこさんが言っていただいた通り、今の時代は昔のような軍隊的なピラミッド型では成り立たなくなってきているんです。これは関わる人々がそれぞれ持っている個性が多様化してきたということでもあるんですね。ですから、一人一人が持っている能力や考えを認めつつ、それを一つのものに作り上げていく事が重要になってきているんです。ファシリテーターは会議運営のプロですが、それ以前に個々の能力を引き出し、チームワークとしてそれをまとめ上げ、さらには目標達成を促していくことが本当の役割なんですね。
コン太 なるほど。これはすごい！ じゃぁ、そのファシリテーターってのをやるための技術をもっと教えて下さいよ
うさこ 私も知りたい！ そして日本一のファシリテーターになってやるんだ！
たぬき お、大きく出ましたね。それでは今からファシリテーターにどのような技術が必要なのか、少しずつお伝えしていきますね
コン太、うさこ はいっ！ よろしくお願いします！
さて、一体どんな技術が待っているんでしょうね。楽しみ楽しみ・・・
うさこ で、たぬき先生。結局ファシリテーターって何する人なの？ なんだかわかったような、わからないような…
たぬき そうだね、さっきの説明じゃちょっと抽象的かな。じゃあもっとわかりやすくイメージしてみよう。例えば会議で飛び交う意見を、道路で走っている車にたとえてみよう大きな交差点、これが会議の場だ。さて、この交差点に信号もなく無秩序に車が走ったら、どうなるかな？
コン太 そりゃ、衝突事故なんかが起きたり、そうでなくても交差点に入るときに警戒してのろのろ運転になるでしょうね。その結果渋滞がおきたりするかな。
うさこ はいっ！ うさこだったらそんな交差点には絶対に入りません！
たぬき うん、そうだね。これが実際の会議の場でも同じようなことがおきているの、気づかないですか？
うさこ あ、そういえばこの間私が所属している市民団体でこんなことがありましたよ。ある人が意見を言ってくれるのはいいけれど、これが長くて。もう暴走状態でしたよ。おかげで他の参加者はうんざりしてましたね。その反面、参加しているんだけど何も発言しない人もいるし。そのせいで議論がなかなか前に進まなかったんですよ。
たぬき そう、この交通渋滞って会議の場ではよくあることなんです。一人が長々としゃべってしまう暴走運転。これは信号や交通整理がいないため、ここぞとばかりに自分の意見を述べているんですね。で、そういう人に限って人の意見は全く聞かない。反論されると自分の意見を防衛しようという作用がはたらいちゃうので、理論づけのない意見ばかりしか出てこないって事も。信号無視ですね。それとうさこさんが言っているとおり、逆にまったく意見が出てこないことも。みんな赤信号でもないのにストップしちゃうんですよ。
コン太 じゃあ、そんなときにファシリテーターは何をするんですか？
たぬき 細かく見るといろんな役割があるんですが、大きな流れで言うとファシリテーターは会議を構成するときに３つのことを注意してすすめることがおおいですね。
うさこ ふ～ん、３つか。じゃあうさこもその３つをおぼえちゃえばファシリテータ－ってのになれるんだ。楽勝じゃん！！
コン太 おいおい、そんな簡単になれるわけないだろっ！ほんと、うさこは楽観的なんだから・・・失礼しました。で、その３つのことってどんなことなんですか？
たぬき まずは会議の参加者の意識を、その問題に集中させるための『プロセス・デザイン』、次に参加者同士の意見を促しコミュニケーション力で解決に向かう『プロセス・マネジメント』、さらに意見の対立を解決し相互理解を深めるための『コンフリクト・マネジメント』です。
うさこ わぁ～、うさこ横文字には弱いのよね・・・全然楽勝じゃない～っ！
たぬき まあまあ、そう難しく考えないで。それぞれについてはこのあと一つずつ、わかりやすくご説明しますね。
コン太 よろしくお願いします。でも、会議の形態によっては今あげた３つ以外にもやらなきゃいけないこともあるんじゃないですか？逆に、今の３つのどれかが不要だったりするって事は？
たぬき おそらくコン太さんの頭の中には、今まで経験した会議の様子が思い浮かんでいるんじゃないでしょうか。あまりうまくいっていないときの。
うさこ そうですよ、コン太先輩！ たぬき先生のイメージと違うことを思い浮かべているでしょ！ ホントにダメですよ！！
コン太 こら、そういううさこはどうなんだよ！ まあ、確かにたぬき先生の言うように、今パッと思い浮かんだ会議は私が参加している村おこし会議なんですよね。そこではみんなの意見を自由に述べ合おうということで、それぞれが思っていることを思う存分言い合っているんですよ。それはそれでいいと思っているんですが・・・そういう趣旨だと『コミュニケーション力』っていうのがいまいちピンとこないんですよね。また会議に参加している時点で、参加者の意識は問題に集中しているのでここは不要じゃないかと。
たぬき なるほど。で、その会議ってどのくらい順調に進んでいますか？
コン太 あ、いや。確かにうまく進んではいませんね。参加者の意識レベルはそれなりに高いんですけど、意見がなかなかまとまらなくて。全員で一つのことにとりかかろうというよりは、自分が思い描く理想像を早く実現させたいって感じで盛り上がっていますね。
たぬき そうなんですよ。だからこそ、参加者のベクトルを合わせるための『プロセス・デザイン』、参加者が力を合わせて全員で何かを作り上げるための『プロセス・マネジメント』、そこで出てくる対立意見から新たな解決策を導き出す『コンフリクト・マネジメント』が必要なんですね。
コン太 あ、なるほど。でも、ただの報告会議なんかでもその３つが必要なんですか？
たぬき コン太さんはどう思いますか？ うさこさんもどうお考えですか？
うさこ そりゃぁたぬき先生が必要だって言うんだから必要でしょ！。
コン太 おいおい、ちょっとは考えろよっ！・・・失礼しました。そうですね、報告会議だとその報告内容から議論に入ったり、報告内容について反対意見が出たりってこともあるからな・・・それなりに先ほどの３つが必要かも・・・。
たぬき 会議にはいろんな形態がありますし、必ずしも３つの役割が全てではありません。が、この３つを押さえておくとどんな会議にも対応できるのは確かですよ。特に何かの問題を解決するための会議や、新しいものをつくり出すための会議ではとても有効ですね。
コン太 う～ん、ファシリテーターや会議って、奥が深いんですね。
うさこ そう、奥が深いのよ。コン太先輩も成長したじゃないの！
コン太 っていうか、うさこ、おまえはどうなんだよ！ ホントに理解しているのか？ わかってんだかわかってないんだか・・・
たぬき ははは。まあまあそんなにけんかしないで。ではこれから先ほどの３つについて詳しく説明しますね。しっかりとついてきて下さいね。
ファシリテーターの役割として必要な３つの技術、果たしてどんなものなのでしょうね？
うさこ はい、たぬき先生！ プロセス・チーズがどうして必要なんですか！？ うさこはチーズが大好きです！
たぬき え、そ、そうなんですか・・・
コン太 おいっ、『プロセス・チーズ』じゃなくて『プロセス・デザイン』だろっ！結局何一つ満足に聞いていないんだから・・・すいません、たぬき先生。
うさこ じょ、冗談に決まっているじゃないの（汗）プロセス・デザインですよね、はははは・・・
コン太 うさこ、おもいっきり勘違いしていたな・・・。
たぬき まあまあ、確かに聞き慣れない言葉ですからね。プロセスデザインというのは、先ほども少しご説明しましたけれど、会議の参加者の意識を議題などに集中させ、お互いのベクトルを合わせる事なんです。
うさこ ベクトル合わせってどういうこと？
たぬき そうですね。たとえばうさこさんをはじめとした優秀な人財が会議で集まったとするじゃないですか。
コン太 うさこが優秀・・・ぷぷっ
うさこ 失礼ねっ！これでも小学校の頃は『神童』って呼ばれてたのよ！ 成績も優秀だったんだから・・・小学校までは。
たぬき で、『今はただの人』ですね。
コン太 たぬき先生もつっこみがうまくなりましたね。（笑）で、優秀な人財が会議に集まってどうなるんですか？
たぬき はい、そのときに出される意見の一つ一つはとてもするどくて、納得できるものだとしましょう。しかし、『何のために』とか『どのような方法で』ということが決まっていないと、それはただの『参考意見』。いくらするどい意見でも、会議の目的からはずれるようなものであれば活用のしようがないですよね。会議においてはこれらのムダを省くために、参加者全員の意向をそろえておく必要があるんです。また、問題解決などでは本当に『漏れ』がないか、これをしっかりと確認することも必要。これらを総称して『プロセスデザイン』というんです。
うさこ うんうん、わかるわ。この前コン太先輩がやった会議、うまくいったように見えたけどあとで実行したら必要な項目がいっぱいぬけていたもんね。おまけにサル吉さんが的はずれな事を言っていたし。なんか勘違いしていたみたいだったよ。
コン太 うっ、痛いところをつくなぁ～。確かに、あのときはうまくいったと思っていたけど、いざ決定事項を実行してみたらまだまだ決めなきゃいけないことも多かったし。それにサル吉さんが勘違いしていたのは、めんどくさくてそのままにしちゃったからな・・・だったら、どういったところに気をつけて『プロセス・デザイン』をやらなきゃいけないでしょうか？
たぬき そうですね。一つは『チームをひとつにする』こと。そのためには次の５つの要素を会議の中で決めておく必要があるでしょうね。
１．会議の目的
ここをチームメンバー全員が把握しておかないと、的はずれな考えが出てしまうんです
２．アウトプット・イメージ
会議で出す成果をどのような形にするか、ということですね
３．活動プロセスとスケジュール
成果のアウトプットまでの道のりとスケジュールを明確にしておくと、モチベーションがアップしますよ
４．役割分担
メンバーそれぞれの役割を明確にすることで、全員で成果をつくりあげやすくなります
５．行動規範
いわゆる『方針』ですね チームメンバーの価値基準を合わせることにもなります
これらを明確にしておけば、会議などはスムーズにすすめることができますよ。
うさこ なるほどぉ～。この前のコン太先輩の会議って、目的とアウトプットイメージがいまいちつかみにくかったもんね。私はいつも一緒に仕事をしているからわかったけれど、さる吉さんと一緒に仕事をすることってあまりないですよね。だから会議の意図がうまく伝わっていなかったんだ。最初に全員がしっかりと同じ認識を持つことが大切なんですね。
コン太 う、たまに出るうさこの鋭いつっこみ・・・確かにそうだったよな・・・今のことをしっかりと決めておけば、ムダな発言も少なくなるだろうし、参加者全員が同じ方向を向いて考えることができますよね。そういえば、『一つは』って言いましたけど、その他にも『プロセス・デザイン』で必要な事ってあるんですか？
たぬき えぇ、さきほどもちょっとふれましたし、コン太さんも失敗していたようですが、会議ではいかにヌケモレをふせぐか、というのも重要なんです。ここを作り上げるのもファシリテーターの役目なんですね。
コン太 どんなことをやればいいんですか？
たぬき 手法としてはいろいろなものがありますね。例えばピラミッド型や魚の骨と呼ばれる『ロジック・ツリー』をつくる方法。参加者全員で問題点を多面的要素で細かに細分化していくことで、ヌケモレが間違いなく減りますよ。またそのときにヌケモレがあったとしても、全員が共通認識としてその失敗をもつことができるので、すぐに対処することもできますね。
コン太 なるほど、『プロセス・デザイン』って会議の最初の段階でしっかりと作り上げておく必要があるんですね。
たぬき そうですね。例えば何かの企画会議だった場合、最初にこのプロセスデザインをしっかりと築き上げておくかどうかで、その後の展開が大きく違ってきますよ。
うさこ あ、でもそれって長期にわたる連続会議だったら有効だけど、一回だけの会議でそんなことやってたら時間がなくなっちゃうんじゃないんですか？
たぬき うん、うさこさんはするどいところに気がつきましたね。そういう場合は、会議の責任者とファシリテーターが事前に打ち合わせておき、プロセス・デザインをある程度作成しておく事も必要ですね。そして会議の冒頭でメンバーに決めておいたプロセス・デザインについて同意を得ること。会議は会議室だけじゃなくて、会議が開かれる前から始まっていますからね。
うさこ 会議は会議室で起きているんじゃない！会議室に入る前から起きているんだ！
コン太 おい、うさこ。それってあの映画のパクリか？？
たぬき ははは・・・ホント、うさこさんといると飽きないですね。でもうさこさんの言ったとおりですよ。会議をうまく運ぶ第一歩は、参加者全員でその会議に取り組む意欲をつくることです。ファシリテーターはその意欲を高めるために必要になってくるんですよ。
コン太、うさこ 納得！
『プロセス・デザイン』については理解できましたか？
次はどんな技術が待っているんでしょうね？
コン太 『プロセス・デザイン』は会議の準備段階のようなものでしたよね。これを押さえておけば、とんちんかんな方向にはいかないってことはわかりました。では実際の会議を進行するときに必要なことって、どんなことなんでしょうか？
たぬき はい、そこで登場するのが二つ目の『プロセス・マネジメント』なんです。これは、メンバー間のコミュニケーションをいかに円滑にしながら意見を引き出すか、というところ。ここで重要なのは『コミュニケーション』、誰かの発言に対して参加者全員が共通の認識を持ち、そこからさらに次の発言を生み出していくということなんです。
うさこ 会議にコミュニケーションかぁ・・・で、コミュニケーションってどういうこと？
たぬき そうですね。わかりやすく言えば『会話のキャッチボール』かな。誰かの発言があったら、それをしっかりと受け止める。そしてそれを理解した上でこちらが新たな発言を投げ返す。これを繰り返すことで、会議での発言は円滑になるし、その中身も本質をついたものになっていくんですよ。
コン太 あ、そうか。相手の発言をしっかりと受け取らないままにこちらの考えや意見を主張しても、相手は受け止めてくれないでしょうからね。意見のぶつけ合いだけで終わってしまうのは、これができていないからなんだ。
たぬき うん、いいところに気がつきましたね。ファシリテーターは参加者からの意見をしっかりと受け止め、それをそのまま他のメンバーがキャッチできる形で投げ返す。意見の中継役みたいなものですね。これを行うことで、会議メンバー間のコミュニケーションを高めることができるんです。
うさこ なんだか難しそうだなぁ～具体的にはどんなことをやればいいんですか？
たぬき これ、一見難しいようですけど、一つ一つの項目をしっかりと把握すればそれほど難しくはありませんよ。その項目をご紹介しておきますね。
●事実や事象を共有化する
会議で起こる意見の食い違いのほとんどが、ここをやっていないからです。また、曖昧なことや枠の大きなことについて具体化していくことで同じ認識を持たせることも必要ですね。
●根拠の乱れを正す
問題からいきなり飛躍した答えになったり、根拠のない答えが出たりする事がありますよね。ファシリテーターはこのような部分を指摘し、新たに道筋を立て直すことを行うんです。
●落としどころを明確にする
結論のない意見や、事実だけを述べてその中に発言者の意見がなく、何が言いたいの？ ってとき。この部分をしっかりと引き出すことで、発言者の意志を確認するんです。
●わかりきっているという部分を明確にする
形にはなっていないけれどそれぞれのメンバーがわかっているということがありますよね。ここをあえて共通認識にするために、何かに例えたり事例に変えたりして伝えるんです。
●発言の内容を確認する
よく何度も同じ発言をする人がいますよね。これは発言がしっかりと伝わっていないと感じることからおこる、心理的現象なんです。こんなときには発言内容を復唱することで、伝わったという確認になるんです。
いかがですか？
うさこ うぅ・・・なんだかわかったようなわからないような・・・
コン太 う～ん、ひとつひとつをもう少しかみ砕いて、実践してみるとその有効性が実感できるんでしょうね。でもよくわかるなぁ～。これらの項目をしっかりとやっていないから、さる吉さんの意見の食い違いがおこっちゃったんだな。
たぬき そうですね。ひとつひとつの技術は一朝一夕に身に付くモノではないので、会議の度に意識してみるしかないでしょう。これらの技術を使う目的は、意見の食い違いをなくして共通認識の元に会議を進めること。それが会議チームのコミュニケーションを形成することにつながるんですよ。
コン太 そのためにはファシリテーターの技量がとても重要だなぁ・・・なんかお手軽にこの技術を使う方法ってないんですか？
たぬき お手軽っていうとちょっと違うかもしれませんが、『ファシリテーショングラフィック』を使うと、このプロセス・マネジメントがわりとうまくいきますよ。
うさこ ファシリテーショングラフィック？ また難しい言葉が出てきたな・・・うさこ、もう頭がぐるぐるだぁ～
たぬき はは、確かにちょっと難しい言葉でしたね。わかりやすく言うと『議事録』ですよ。ただし、参加者の共通認識としてつかうので、主にホワイトボードや模造紙などに書いて全員が見えるように記載するんです。これについてはまた後で詳しく説明しますね。
うさこ なんだ、たぬき先生のいじわるぅ～。議事録だったらうさこだってわかるわよ。でもこれってふつうは書記が書くんじゃないの？
たぬき お、鋭い指摘ですね。会議のタイプによって異なりますが、ファシリテーターが書記を兼ねることもよくありますよ。また専属の書記を使う場合でも、ファシリテーターの指示を仰いだ方がいいでしょうね。ファシリテーターは常に『中立』で、決議事項については主観を持たない存在です。書記だけに記述を任せちゃうと、書記の主観が入る場合もありますから、ファシリテーターがしっかりと管理する必要があります。
コン太 いずれにしても、それなりの訓練は必要ってことですね。重要なのは、いかにして参加者が同じ認識を持って会議にのぞむかってことかな。足並みをそろえることって、チームワークをつくるのにとても重要ですからね。
たぬき そうですね。ただ足並みをそろえるだけではなく、このときにお互いのことを理解し合うことがとても重要なポイントです。会議の中のコミュニケーションの重要性をしっかりととらえてくださいね。
コミュニケーションを作り上げる『プロセス・マネジメント』、このスキルはとても重要ですね
コン太 会議で『コミュニケーション』が大事だって事はわかりましたよ。でも、会議の場ではよく意見の対立ってあるじゃないですか。相反する意見で激論をとばすって感じ。そういう場合はどうすればいいんですか？
たぬき そうなんですよ。これは会議の場ではよくあることですね。ここで登場するのが三つ目の『コンフリクト・マネジメント』なんです。
うさこ あ、それなら私今朝食べてきたよ！チョコレート味のやつなんだけど、ミルクと混ぜるとおいしいんだよねぇ～
コン太 うさこ、それひょっとして『コーンフレーク』じゃないのか・・・？
たぬき ははは・・・。ちなみに私は何も味がついていないものに、フルーツとミルクを混ぜて食べるのが好きですけどね。
うさこ あ、それもおいしそうだな。今度やってみよっと。ところで、会議とコーンフレークってどんなつながりがあるんですか？
コン太 おい、『コーンフレーク』じゃなくて『コンフリクト』だろっ！ で、それってどういうことなんですか？
たぬき なんだかうさこさんのペースに巻き込まれちゃいそうですね。『コンフリクト』とは対立って意味があるんです。ファシリテーターは意見の対立を、対立としてとらえるのではなく、意見の相違点よりも一致点に目を向けて新たな解決策を導き出す役割が必要なんですよ。
コン太 あ、それなんとなくわかりますよ。この前の村おこし会議でも意見の対立がありましたからね。革新派と保守派って感じで、二つの意見が食い違っていたんですよ。第三者として聞いていると、お互いに共通する思いは同じなんだから、対立せずにどこかで妥協点を見つけて一つの方向に向かえば、時間も労力もロスがなくなるんじゃないかと思うんですけどね。
たぬき そう、『コンフリクト・マネジメント』を行う利点はそこにあるんです。意見の対立は、そこを戦わせることだけにエネルギーと時間をつかっちゃって、とてもムダが多くなっちゃうんです。確かに意見の対立も必要なときはありますが、会議の本質はそこじゃないですよね。現実にある問題を解決すること、何か新たなものをつくり出すことが会議の本質ですからね。
うさこ あ、そっか。Ａという意見とＢという意見、どちらかを選択するんじゃなくて、ＡとＢの両方のいいところをとって、新しくＣって解決策を見つけちゃえばいいんだ。そしたらお互いが納得しちゃうでしょ。うさこ、あったまいぃ～！！
たぬき おっ！ うさこさんするどい！ うさこさんが言うとおり、『コンフリクト・マネジメント』は全ての人がＷｉｎ・Ｗｉｎの関係を築くことが大きな目的なんです。コン太さんにちょっと質問。今までの会議だと、いろんな意見の対立がおこったときにどのような方法で解決しようとしていましたか？
コン太 えっと・・・一番よく使うのは『多数決』で決議をとる方法かな。あ、でもそれだと反対派の少数意見は結果に反映されないですね。これじゃぁ不満を抱えたまま進行することになるかもしれませんね。
たぬき そう、これは『Ｗｉｎ・Ｌｏｓｅ』の関係っていいます。結果的にどちらかが負けちゃうんですよね。これだとそこから先のコミュニケーションがとれなくなり、チームワークによる問題解決がすすまなくなることもあります。
うさこ じゃあ、どうしたらお互いが納得する『Ｗｉｎ・Ｗｉｎ』の関係になるのかしら？もったいぶらないで教えて下さいよぉ～！！
たぬき いや、べつにもったいぶっているワケじゃないんですけど・・・一番大事なのは、ファシリテーターが常に『中立』であること。どちらかの意見に賛同するのではなく、どちらの意見にもしっかりと耳を傾けることが必要ですね。次に『高い次元からものを見る』ことです。さきほどコン太さんが『第三者として』って言っていましたよね。このときコン太さんは、対立している二人の会話を一段高いところから見下ろすイメージじゃなかったですか？
コン太 あ、そういえばそうですね。当事者からすれば、『自分の意見が正しい』って主張していましたけれど、私から見れば両方正しいんですよね。そういえばそのときに『お互いのこことここを一つにして、こんなふうにすればいいんじゃないか』ってことを思いつきましたよ。
たぬき そんなときにファシリテーターは『提案する』ってことも必要ですね。ただし、あくまでも『提案』であって、『アドバイス』にならないように気をつけてくださいね。また意見の対立があったときには、『プロセス・デザイン』に戻って、会議の目的を再確認することも必要ですね。何のために意見を出し合っているのかを参加者全員が見つめ直すと、お互いの意見に耳を傾け始めてくれますよ。
うさこ あ、それってよくわかるわ。意見の対決ばっかり気になって、本当の目的がどっかにいっちゃうこともあるもんね。ほら、朝までなんとかって番組でさ、テーマとはずれちゃっていつのまにか相手の欠点ばっかり言い合っちゃう事ってあるじゃないの。ま、それはそれでおもしろいんだけど、実際の会議でやられちゃうとたまんないわよね。
たぬき うん、ここは十分気をつけてもらいたいところですね。そしてもう一つ、ファシリテーターは常に広い視野を持っていて欲しいんです。意見の対立って、ほんの些細なところから生まれてきちゃうことも多いですよね。コンフリクトを解消しようとして、ＡとＢという意見で対立している小さな部分にしか目を向けないと、あらたなＣという考え方は生まれてこないんですよ。ファシリテーターは参加者の視点を広げることも大事なんです。
コン太 うんうん、よくわかりますよ。ファシリテーターってとっても重要な役割を持っているんですね。
たぬき では次は、実際の会議を進める上で役立つちょとした技術やツールを教えちゃいますね。
うさこ わぁ、より実践的な内容になるのね。たのしみ！
意見の対立を解消する『コンフリクト・マネジメント』はいかがでしたか？
次からの実践編は楽しみですね！
たぬき さて、ここからは実際の会議で使って欲しいツールやテクニックをどんどん紹介しちゃいますね。まず、会議に入る前に是非やって頂きたいことがあるんです。それが『アイスブレイク』です。
うさこ え、アイス！ 会議ってとってもおいしいものがたくさん出ちゃうのね。さっきはコーンフレークだったし、今度はアイスか・・・両方あわせて食べるのもおいしいよね！
コン太 うさこの頭の中は食べ物しか入ってないのかよ・・・
たぬき たしかに、言われてみれば食べものの名前に近いものが多いですね。気がつかなかったなぁ～うさこさんのように場の視点を変える技術も、ファシリテーターには重要なスキルなんですよ。
うさこ ほめられちゃった！
コン太 っていうか、うさこはただの天然ボケって気もしますけど。で、その『アイスブレイク』ってなんですか？
たぬき 『アイスブレイク』のアイスは氷の塊のこと。これを壊すからブレイクなんですね。市民会議の初回なんかでは、初対面の人同士が集まることがおおいですよね。
こんなとき、どんな感じがしますか？
コン太 そうですね・・・なんだか緊張しちゃって、雰囲気はちょっとガチガチかも。あ、このガチガチの状態が『氷の塊』なんだ！
うさこ え～っ、私は全然緊張しないけどなぁ～。誰にでも気軽に話しちゃう性格だからね。
たぬき ははは、会議の参加者全員がうさこさんのような人だったらいいんでしょうけどね。しかし残念ながらそんな人ばかりじゃないのが現実。ふつうはコン太さんが言うように、ちょっとガチガチの緊張状態ですね。このまま会議を進めても、なかなか意見が出てこないでしょ。そこで登場するのが『アイスブレイク』なんですよ。
うさこ あ、そっか。そういえばこの前コン太先輩の村おこし会議に行ったとき、うさこはどんどん話しかけたけど他の人からはなかなか声をかけてくれなかったな。う～ん、まだ相手が緊張していたのかな？
コン太 いや、それはうさこにあきれて口が開かなかっただけだと思うぞ・・・あのときはちょっとずうずうしかったような気もするが・・・
たぬき いやいや、うさこさんの言うことも一理ありますよ。やはり初対面の人にはなにかしら緊張しちゃいますからね。また初対面じゃなくても、会議の最初は頭がガチガチ状態のときもありますよね。特に『今日は自分の意見を主張するぞ！』なんて意気込んでいるときは、もうそれしか考えられなくて人の意見なんて聞く耳を持たないって時もありますね。会議の時って少なからず参加者はこのような緊張感を持ってしまうものなんです。そのまま進んじゃうと、意見が出ないばかりでなく人の意見を聞かないって事もよくあります。そのために『アイスブレイク』はとても重要な役割を持つんですよ。
コン太 なるほどぉ～。では具体的にはどんなことをすればいいんですか？
たぬき 『アイスブレイク』の方法は山のようにあります。『日本ファシリテーション協会』のインターネットサイトの『ファシリテーションとは→ツール』にたくさん紹介されているので、一度見て下さいね。
うさこ うわぁ～、たくさんあるんだ。どれもおもしろそぉ～っ！！ どれを選べばいいのか迷っちゃうな。
たぬき まあ初対面同士が集う場合は、自己紹介系のものがいいでしょうね。といっても、ただ単に自己紹介するだけでは緊張感はとけないんですよ。ここにいかにゲーム性を取り入れるか、これが『ブレイク』するコツですね。
コン太 ゲーム性か、それってわかるな。ちょっとしたゲームを一緒に楽しんだ後は、緊張感も解けて一つになれた気がしますよね。でもどのアイスブレイクも時間がかかるものばかりですよね。会議の場でアイスブレイクにこんなに時間をかけてもいいものなんですか？
たぬき まあ会議の形態や会議にかける時間にもよりますけど。私の場合、１時間半～２時間程度の会議であれば、アイスブレイクに１５～２０分くらいの時間はとりますよ。これをやるのとやらないのとでは、その後の進行具合がまったく違いますからね。
うさこ へぇ～、そうなんだ。でもさ、３０分くらいの報告会議でもアイスブレイクっているの？
たぬき この場合はそんなに時間をかけられませんよね。また報告会議だとある程度顔を知っていることが多いでしょ。そんなときは会議が始まる前に、ファシリテーターが参加者に日常的な話題をふって、参加者全員からまんべんなく意見を引き出すといいですよ。たとえば『今日の新聞で○○ってことがのってましたけど、あれってどう思います？』なんて感じでね。コツは『全員から』聞くこと。会議の前に別の話題で頭をはたらかせて、口慣らしをしてもらうことでその後の会議では意見がスムーズに出てきやすくなりますよ。
コン太 なるほどぉ、一度頭をはたらかせて口を開かせるってことが大事なんですね。車で言うと、エンジンをかけていきなり走らせるよりも、少し暖機運転をしてから走らせた方が、燃費も走り具合もよくなるのと同じですね。
たぬき お、いい例えですね。『アイスブレイク』は会議の前の暖機運転みたいなものですね。
うさこ うさこはいつでも暖機運転済みよ！ さぁ、バシバシ意見を出しちゃうぞ！！
コン太 おまえはこれ以上暖機運転せんでもえぇわいっ！
『アイスブレイク』の大切さがわかりましたか？
次はどんなツールがでてくるんでしょうね
たぬき 次にご紹介したいのが『ブレーンストーミング』です。これは有名なのでお二人とも聞いたことがあるでしょ。
うさこ ブレーンストーミング・・・そんな名前のお菓子があったかしら？
コン太 おい、いい加減食べ物から離れろよっ！ えぇ、確かに聞いたことがありますし、村おこし会議でも活用していますよ。確か時間を決めて意見をどんどん出し合うっていうヤツですよね。
たぬき そう、ブレーンストーミングは会議ではよく使われる手法ですよね。できるだけ多くの人から多岐にわたる意見を引き出したいときに一番使われる手法でしょう。出されたアイデアに触発されて、発想がどんどん引き出されていきますから、とても使いやすくて効果が高い手法です。ではブレーンストーミングにはどのようなルールがあるかは把握していますか？
うさこ はいっ！ 確かですね、
・人の言った意見に対して反論しない
・一つの意見を深堀せずに、どんどん意見を出し合う
・制限時間とか意見を出す数を決めておく
っていうことじゃなかったですか？
たぬき おぉっ、うさこさんすごい！ どこかで勉強したんですか？
コン太 おい、それって確かこの前オレがおまえに教えたんじゃなかったっけ？ 村おこし会議に行く前におまえをしっかりと仕込んでおかないと恥をかくのはオレだからなぁ・・・
たぬき ってことは、コン太さんはしっかりと把握しているようですね。ではブレーンストーミングでファシリテーターはどんな役割をすればいいと思いますか？
コン太 そうですね・・・意見を引き出しやすくするために、何か工夫が必要ですね。でもちょっと思いつかないなぁ～。
うさこ はいっ！私だったらこんなことをやりますっ！
・何の意見を出すのか、目的を最初にはっきりさせる
・どんどん出された意見を、一つ残らず記録する
・意見が出るように参加者を励ます
・人の意見を批判した人に注意をする
・意見が止まったら、別の角度から考えるようにヒントを出す
・何か言いたそうな人に注意をして意見を引き出す
・意見をなかなか出さない人は直接指名して聞いてみる
どうですか、たぬき先生！
たぬき う、うさこさんってときどきすごく鋭くなりますね。もうそれ以上言うことはありませんよ。まあ、強いていえば大人数でのブレーンストーミングになると意見がたくさん出過ぎちゃうので
・専属の書記を使う
・付箋紙などに意見を書いてもらうようにする
という工夫もありますね。特に付箋紙に書いてもらうと、あとでグルーピングして意見の整理に使えたりしますので便利ですよ。
うさこ あ、それおもしろそう！ ねぇコン太先輩、今度会議でやってみましょうよ。きっと盛り上がりますよぉ～！
コン太 うん、そうだな。これは是非試してみよう。
たぬき そうですね、是非トライしてみて下さいよ。ところでブレーンストーミングでは『人の意見に対して批判しない』という原則があります。これはどうしてかわかりますか？
うさこ あ、そういえばそうだな。あんまり考えたことないですね。どうしてなんですか？
コン太 あ、そういえば昔こんな経験したことがありますよ。ブレーンストーミングではなかったんですけど、私の上司が『何でもいいから自由な発想で意見を出してくれ』って言ったんです。私もまだ新人時代だったから、常識の枠にとらわれない発想をしたんですよ。あまり実現性のないものではありましたけどね。そしたらその上司、『そんなのはできっこないだろ。もっと実現性の高いものを出せ！』って言いだしたんですよ。自由な発想でっていったにもかかわらず、そんなふうに言われちゃうとそれ以上意見を言いたくなくなりましたよ。ちょっと矛盾してますよね、これって。
たぬき そう、その通りなんですよ。人は自分が出した意見に対して批判されると、それ以上意見を出そうという意欲が失われちゃいます。またコン太さんの経験のように『実現性がない』なんて言われちゃうと、思考の幅がこれ以上広がらなくなりますからね。問題解決の答えは、いまある常識の枠を超えたところに眠っているものなんです。
そのため、どんなバカげた意見でもしっかりととらえることが必要なんですね。
コン太 そうそう、私もそう思いますよ。そのためにもファシリテーターによる意見を引き出すための誘導は必要なんですね。
うさこ ブレーンストーミング、とても楽しみっ！ ねぇ、早く会議を開きましょうよ、ねっ！
コン太 あせるなっ、まだたぬき先生に聞くことがたくさんあるんだから。ね、たぬき先生。よろしくお願いします。
『ブレーンストーミング』やってみたくなりましたか？
次に出てくるのはなんでしょうね？
コン太 そうそう、一つ聞きたいことがあるんですよ。今、村おこし会議をやっているんですが、他の地区では『ワークショップ』ってやり方をやっているって聞いたんですよ。それって何ですか？
たぬき ワークショップって、英語では『Work Shop』ですよね。これってどんな意味になるか知っていますか？
うさこ うっ、英語って苦手なのよね。コン太先輩、知ってますか？
コン太 おい、オレに聞くんじゃない！ たぬき先生、いじわるしないで教えて下さいよぉ～
たぬき いやいや、べつにいじわるしているわけじゃないんですけど。『Work Shop』は『作業場』とか『工房』って意味があるんです。みんなが力を合わせてなにかを作り上げるところ、ってことですね。会議の場も同じ。参加者が力を合わせて一つになって、問題解決や新しいことを生み出すことを行うんです。やり方はいろいろありますが、そのほとんどが『グループ学習』スタイルをとっていますね。
うさこ 『グループ学習』って、小学校なんかでやった覚えがあるよ。４～５人の班に分かれて、村のお店を見学してそのお店についてまとめたことがあるわ。うさこはパン屋さんだったよ。あのときもらったパン、おいしかったなぁ～取材前はパン屋さんにあこがれたけど、朝が結構早かったんで、パン屋になるのをすぐにあきらめちゃったわ。
コン太 やっぱうさこは食べ物かよっ！ んで、早起きが苦手だからあきらめた・・・うさこらしいわ。ところで、そのワークショップをもう少し詳しく教えて下さい。
たぬき そうですね。『会議』というと、何かの議題に対してみんなが意見を言い合って決定していくというイメージがありますよね。それに対して『ワークショップ』は『会議の役割』＋『相互理解』＋『学習』が強く打ち出されていますね。ほら、さっきうさこさんが例に出した小学生のころのおはなし。あれはまさに『ワークショップ』の典型的な姿ですよ。
うさこ あ、そうだね。一緒にすすめたメンバーとはとても仲良くなったし、パン屋さんについての学習もしっかりとできたし。パン屋さんの取材の前は、班でちゃんと会議をやったんだよ。そしてまとめるときもみんなで。そういえばあのときに班長だったワン太郎くんは、仕切屋って感じでてきぱきとみんなに指示を出してたなぁ～。今思えば、あれがファシリテーターなのか。
たぬき そう、グループ学習は１０人以下の少人数で行われることが多いですよね。そうするとちゃんとした会議形式をとらずにワイワイやっても、それほど乱れは生じないんです。そして打合せのスタイルも、一つのテーブルを囲んで円形に座ったりコの字に座ったりと、とても自由な感じじゃなかったですか。このように形式張らないところがワークショップのいいところですね。
コン太 そういえば、うさこの体験ではワン太郎くんがリーダーとなってファシリテーターをやっていたんだよな。ワークショップにおけるファシリテーターの役割って、どんなことがあるんですか？
たぬき 基本的には今までお伝えした『プロセス・デザイン』『プロセス・マネジメント』『コンフリクト・マネジメント』を行うこと。といっても、形式ばらない雰囲気をつくり出すことも必要ですね。自由な雰囲気の中にもまとまりを持たせる。ちょっと抽象的ですけど、ワークショップにおけるファシリテーターの重要な役割ですね。
うさこ ワークショップって、なんだか子ども時代に戻ったようで楽しそうですね！
でも会社の会議で子ども時代の『グループ学習』なんてやっても大丈夫なんでしょうか？なんだかお遊びに見られちゃうような気がするんですよね。
たぬき そうですね。
ワークショップは気楽な雰囲気で行うことが多いので、どうしても息抜きに見られちゃうことが多いかもしれませんね。しかし、理想型を求めたりする場合にはとっても有効なんですよね。自由な発想ができる場なので、いろんな意見がポンポンでてくるんですよ。ですから、会議とワークショップを使い分けるといいでしょう。たとえばある問題解決について推進する場合、全体会として会議をすすめ、そのなかで分科会としてチームをわけてワークショップを行う。その中で出た意見を持って、また全体会議を進める。そうするとメリハリがついてとてもスムーズにすすめることができますよ。
コン太 あ、それって確かとなり町の町おこし会議でやっているスタイルですよ。各テーマ毎に分科会をもたせて、月に一回代表者の全体会議をやっているって。でもこんな悩みも聞きましたよ。分科会では和気あいあいと話し合いができるんだけど、全体会議になっちゃうとどうしても進行が遅れちゃうらしいんですよ。これってどうしてなんでしょうね？
たぬき う～ん、察するにワークショップでは自由な雰囲気で話しができるので、特にファシリテーターといった人がいなくてもうまく話し合いができるんでしょうね。これが全体会議ではファシリテーターの技術を持った方がいないので、分科会同士が出した意見に対して批判が飛び交ったり、意見が出なかったりというパターンじゃないでしょうか。
うさこ そうよそうよ、きっと司会者がわるいんだわ！
たぬき いえいえ、司会者が悪いってわけじゃないんですよ。これはどんな会議でもよくあること。ワークショップを使いながらすすめる会議では、全体会議は大枠を決めて、ワークショップで詳細を詰める。そしてふたたび全体会議でその結果を持ち寄って、さらに次のステップに進むといいんです。おそらく全体会議で、それぞれの分科会からの意見に対して細かく討議し過ぎちゃうんじゃないでしょうか。そうすると、その分科会の代表は『批判された』という気がしちゃうから、意見の対立がでちゃうんですよね。
コン太 うん、そうか。どんな会議でも、ファシリテーターってとっても必要なんですね。そして、問題解決や何かを生み出そうというときには、これをを推進するためにワークショップと会議をうまく併用することが大切なんですね。
たぬき そう。特に先が見えない会議においては、小さな成功を積み重ねていきながらすすめるとやる気が生まれます。そこでワークショップで小さな実績を積み重ねていくと、うまくすすめることができますよ。
うさこ わっ、そしたらつまらない会議もたのしく進めそうだね。うさこ、とってもわくわくしてきちゃった。
『ワークショップ』がもつ役割とメリットがわかりましたか？
今度はどんなものが出てくるのかな
コン太 たぬき先生、そういえばさっきの『プロセス・マネジメント』で『ファシリテーション・グラフィック』って言葉が出たじゃないですか。あのときは『議事録』ってことで紹介してくれましたけれど、もう少し詳しく教えてくれませんか？
たぬき 『ファシリテーション・グラフィック』ですね。ところでコン太さんのところの村おこし会議では、議事録はどうやってとっていますか？
コン太 えっと・・・たしか事務局の人が書記をやって、会議の数日後に議事録として資料が送られてくるんですよね。そうそう、ちょっと不満なのはこの前私が発言した内容が議事録として反映されていなかったんですよ。なんだか無視されたみたいでいやでしたね。
たぬき うん、これはよくあることなんですよ。これはどうしてそんなことが起きてしまうか、うさこさんわかりますか？
うさこ えっとですね、きっとコン太先輩の発言がとるにたらない、つまらない意見だと思ったからじゃないですか？だから書記の人が無視しちゃったとか。
コン太 そんなことはないぞ。司会者だってきちんと取り上げてくれたんだから。それによく考えたら、送られてきた議事録ってなんだか物足りないんですよね。私だけじゃなく他の人の意見もいまいち反映されてないみたいで。
たぬき まずは議事録のもつ役割について考えてみましょうか。議事録ってどうして必要だと思いますか？
うさこ そりゃぁ、決定事項なんかを参加者のみんなに認識してもらうためですよね。さっきの『プロセス・マネジメント』でもそう教えてもらいましたよね。
たぬき その通り。しかし、コン太さんの例のように会議中に取り上げられたと思っても、議事録に反映されていないのはどうしてでしょうか？
コン太 会議中は発言しても、それを認識してくれるようなことをやっていないんですよね。せっかくホワイトボードがあるのに、まったく活用されていないし。ここに発言したことを書いてくれれば、議長も書記も、他の参加者も目で確認できますよね。
たぬき そうなんです。情報って『耳』からはいるものはわずか数パーセントと言われています。情報のほとんどは『目』から入ってくるんですよ。そのためにも、議事の進行状態を常に目で確認できるようにすることが会議ではとっても大切なんです。そこで登場するのが『ファシリテーション・グラフィック』なんですよ。
うさこ じゃあ、『ファシリテーション・グラフィック』ってホワイトボードに書くことなんですか？
たぬき ある意味、そうとも言えますね。ホワイトボードだけじゃなく、いろんな記録の方法はありますよ。ほら、『ブレーンストーミング』のところでも紹介したでしょ。
模造紙や付箋紙を使う方法。このように、いかに『ビジュアル化』するかが大事なんですよ。
コン太 なるほど、見た目でわかる情報にするってことが『ファシリテーション・グラフィック』なんですね。ってことは、ファシリテーターって常にホワイトボードに向かっていなきゃいけないんですか？
たぬき そうですね。ファシリテーターは会議の間ほとんど立っていることが多いですね。ホワイトボードマーカーを持って、ホワイトボードの前に立って会議を進行する。ファシリテーターは常にアクティブじゃないとね。
うさこ えぇっ、ファシリテーターってずっと立ってなきゃいけないの？あ、でもそれってダイエットにいいかも。でもさ、一人一人の発言を記録しなきゃいけないって、とっても大変じゃないですか？そんなに早く書けませんよぉ～
たぬき いえいえ、一言一句もらさず記録する必要はないんですよ。そんなことやってたら進行が進みませんからね。発言を要約して短く書くこと、そして書いた後に『こういうことですね』って発言者に確認を取る。そうすることで、発言者は自分の意見を採り上げてくれたという安心感がうまれますよね。そして他の参加者は発言者の意図を『目』で確認することができる、というわけです。
コン太 うわっ、そうなると発言を手短に要約する技術が必要になるんだ。難しそうだなぁ～
たぬき そうでもありませんよ。発言者のいっている言葉の中の『キーワード』、これを単語で書き出すだけでもＯＫ。そして単語と単語を矢印でつないだり、丸で囲んでグルーピングするんです。文章で書くよりもむしろこちらのやり方の方が見た目にわかりやすくなりますよ。
うさこ あ、それって確か『マインドマップ』とかいうやつじゃないの。それ本で見たことがあるわ！
コン太 お、うさこは意外なことを知っているんだよなぁ～。他にもどんな方法があるんですか？
たぬき そうですね、たとえばマトリックスを並べて表にするやり方。これは物事を整理するときによく使います。それに議題を深堀りしていくときにはツリー型で系統立てていくというのもありますね。おもしろいのは、聞いた言葉をそのままマンガチックな絵にしてしまう方法も。他にもたくさんの種類があるのですが、使い方が決まっているわけではなくそれぞれのファシリテーターによって得意な方法があるんですよ。まずはホワイトボードに書いてみる。そこから始めて見て下さい。
『ファシリテーション・グラフィック』、あなたも早速トライしてみませんか？
たぬき さて、ここまでファシリテーションについてお話ししましたが、いかがですか？
うさこ う～ん、なんとなくできそうな気がしてきたわ。ね、コン太先輩、明日早速会議でやってみましょうよ！
コン太 うさこぉ、早速やるって何の会議でやろうってんだよ。明日は現場の作業ばっかだぞ。
うさこ えぇ～っ、そんなこと言わずに、なんか会議やりましょうよぉ
たぬき ははは、うさこさんは会議をやりたくてうずうずしているようですね。私としてはうれしいですよ。ところでコン太さん、このファシリテーションってなにもちゃんとした会議でなくても活用できるんですよ。
コン太 え、そうなんですか？じゃぁ一体どんなところで活用できるんですか？
たぬき ファシリテーションというのは最初にも言った通り「促進する」という意味があります。そのため、人の行動を促進させるあらゆる場面でこのファシリテーションって活用できるんですよ。今回お伝えしたのは主に会議の技術ですが、たとえばファシリテーショングラフィックなんかは行動を指示するときにも活用できますよ。
うさこ あ、コン太先輩っていつも私にあれしろ、これしろって言葉で指示ばっかやってるじゃない。おかげで私の頭の中はぐちゃぐちゃになっちゃうのよね。
コン太 それは単におまえの記憶容量が少ないだけだろ！
うさこ バカにしないでよっ。いつもいろんな事を考えているから、そんなに覚えられないだけなのよ
コン太 いろんな事って、またどうせ食べ物のことなんだろう？
うさこ ぎくっ！
たぬき まぁまぁ。けれどうさこさんのいうことにも一理ありますよ。記憶って結構あいまいなところがありますから。ここでちゃんと書いて伝えることで、何度もそれを目で確認できるので行動を行いやすくなります。これもファシリテーションの一つですよ。またプロジェクトの推進を行う際にも、まずは計画を立てて、そしてプロセスを管理するでしょう。これはファシリテーションで言うと「プロセスデザイン」と「プロセスマネジメント」にあたります。
うさこ なるほど、ファシリテーションって私たちに関わるいろんなところでかつようできるんだ。
コン太 なるほどぉ、そう考えたら仕事だけでなく家庭でも使えそうですね。
たぬき えぇ、ファシリテーションのおもしろみは、その場にいる人の合意を形成しながら物事を進めること。単に物事を進めるだけだったら、上からの指示や命令に従えばいいだけですから。けれどそれではイヤイヤながらの行動になりがちでしょう。これを、自分たちで答えを出して、それに従って行動すれば、活き活きと行動できるはずです。
コン太 なるほど、そうなると物事が推進、つまり促されるわけだ。
うさこ ってことで、明日から早速ファシリテーションしましょ！
たぬき 学んだら即行動、それはいい心がけですよ。そうすることで、行動は定着し、さらに新しいものを学び、より良くなっていきますからね。コン太さん、うさこさん、期待していますよ！
コン太、うさこ はい、わかりました！
たぬき ファシリテーションについてはまだまだお伝えしたいことがあります。それはまた別の機会にしますので、楽しみにしててくださいね。
さぁて、明日からファシリテーションの行動を起こす気になったコン太とうさこ。
あなたはどうですか？
この物語を読んだら、ぜひ行動を起こしてみてくださいね！
2012年2月20日 発行 初版
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たぬきコーチの古賀弘規です。コーチング、ファシリテーション、自己啓発、人材育成、その他もろもろ、人生にお役に立つ小説や物語、ノウハウをお届けします。
